Em empresas com operações tão complexas como as transportadoras, os erros são um fator latente para o correto funcionamento do negócio. Não são poucas as variáveis envolvidas: veículos, combustível, taxas, pedágios, impostos, manutenção e controle de fluxo de mercadorias, entre outras.

Exatamente por serem tão delicadas – e envolverem muitas partes – todas as transações estão sujeitas à erros e isso pode ter consequências para o seu negócio. E não são só as etapas macro que podem causar erros, a própria logística do transporte traz dificuldades, como o estado das vias de trânsito, possibilidade de furtos, condições de coleta e entrega das mercadorias.

Erros mais reincidentes no cálculo do frete

Agora, vamos dar uma olhada nas principais portas de entrada dos equívocos relacionados ao cálculo do valor do frete e suas consequências diretas.

Erro no valor da carga

Equivocar-se na alta do valor total da mercadoria é um dos maiores problemas das transportadoras. O valor dos produtos influi de forma direta no preço final do seguro contratado. Principalmente quando falamos de produtos de tecnologia de ponta, mais visados por bandidos. A principal consequência é o montante resgatado do seguro caso aconteça alguma coisa com a carga.

Erro no registro do peso

Cálculo tarifas

Quando a transportadora usa calculadoras físicas, aumenta a incidência de desvios. O maior problema é que, quando lançamos um CTe errado, o Conhecimento precisa ser corrigido antes do veículo chegar ao primeiro posto fiscal. Ou seja, se o Manifesto já passou pelo registro, a transportadora acaba tendo que pagar as taxas relativas a ambos os Conhecimentos de Transporte eletrônicos, o que afetará no seu fechamento contábil.

Outro problema relacionado ao cálculo é o volume de operações realizado diariamente. O dinamismo do setor, a grande quantidade de registros de entrada e saída de cargas e a falta de controle detalhado acabam por maximizar a possibilidade de desvios. Principalmente quando os processos não estão totalmente automatizados, há mais margem para erros, e erros significam perdas na maioria das vezes

Por fim, em relação às tarifas, não é raro encontrar problemas relacionados à cobrança de taxas que não haviam sido combinadas, o que geram surpresa para os consumidores, ou mesmo reajustar valores que não sofreram alteração alguma. Como nos outros casos, a capacidade de gestão dos procedimentos pode ser questionada e a transportadora perde credibilidade.

Outro ponto que pode ser revisado para minimizar a incidência de erros é adotar a prática de verificar se a transportadora está em conformidade com regulamentos internos e externos, inclusive em relação às leis. Este tipo de conferência se chama compliance e visa principalmente atender às normas dos organismos reguladores do setor de transportes.

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Queda de Sistemas

Depender de sistemas ajuda a automatizar processos, mas também pode se transformar em um problema quando o sistema simplesmente deixa de funcionar. É exatamente por isso que vale a pena ter um Plano B pronto para ser acionado em momentos de dificuldades técnicas. O cliente não tem responsabilidade sobre as falhas operacionais das transportadoras e, em momentos como este, errar no cálculo cria inconvenientes para ambos os lados.

Problemas com as tabelas

Se o processo de cadastrar tabelas em si, já é bastante complexo, os inconvenientes também surgem quando as transportadoras usam bases de cálculo diferentes para cargas com as mesmas características. Como conseqüência, a divergência de valores pode acarretar perdas para a transportadora, quando cobra menos do que deveria, ou perda do cliente, que sente que foi cobrado acima do valor de mercado

Erro no cálculo do ICMS

Além das tarifas relacionadas, alguns impostos, quando ignorados, incidem de forma negativa. Principalmente para as transportadoras que trabalham de forma interestadual ou intermunicipal. Quando não se calculam as contribuições relativas ao PIS/Cofins, há uma perda direta de 1,4% do faturado quando se paga 12% de ICMS, no caso dos que pagam 7%, a perda é de 0,77%.

Gerenciamento de Risco

Esta taxa de gerenciamento de risco varia de acordo com o destino da carga, tipo de mercadoria, lugares intermediários do trajeto e até das características da comercialização. Muitas transportadoras não calculam o índice de reajuste de acordo com todas as variáveis e podem estar gastando mais (ou menos, o que é um problema em caso de sinistro) e perdendo competitividade.

 

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Escrito por Lupeon

Aportada pela SP Ventures - Fundo de Inovação Paulista, a solução Lupeon une tecnologia e serviços definindo estratégias para reduzir custos com transportadores, identificando cálculos com erros, fraudes e duplicidades. Uma plataforma de gestão, auditoria e otimização para levar mais inteligência à gestão do frete.

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