Controlar as entradas e saídas de recursos de uma empresa é, sem dúvida, um dos processos mais importantes da gestão financeira. É muito comum defender a manutenção do fluxo de caixa, mas nem sempre se dá a devida atenção à conciliação contábil entre clientes e fornecedores. Aliás, segundo o IBGE, a falta de controle neste aspecto é um dos principais motivos de falência em empresas com menos de três anos de funcionamento no Brasil.

A conciliação de pagamentos de clientes e fornecedores é o procedimento de comparar os pagamentos devidos aos fornecedores e o regime de ingressos relacionados com os pagamentos do cliente. Para dar um exemplo concreto: se você vendeu em 10 parcelas para os clientes e tem que pagar o fornecedor em 3, vai precisar mover recursos para pagar as suas contas antes de receber.

Políticas de Prazos

Em outras palavras, vamos falar da sua “política de prazos” e como suas variações podem afetar a sua empresa. Facilitar o pagamento pode ter consequências positivas ao trazer mais clientes para seu empreendimento, mas é importante fazer todas as contas para formular uma estratégia de prazos que não afete a sua prática comercial. Em setores muito concorridos – eletrodomésticos, por exemplo -, a conciliação de clientes e fornecedores pode marcar a diferença entre o sucesso e o fracasso.

A variável estoque

Outro aspecto fundamental a considerar é o tempo de permanência da mercadoria no seu estoque. Esse período precisa ser adicionado à conta da espera pelo pagamento dos seus clientes. Uma empresa não pode ignorar o lapso de tempo de mercadoria parada e só conciliar os prazos entre clientes e fornecedores: a espera no armazém afeta os cálculos: quanto mais tempo demorar para vender, mais tempo leva para receber.

Dessa forma, se sua empresa começar a contar o tempo no momento em que o fornecedor entrega os produtos e as faturas relacionadas, não deixe de considerar o tempo de permanência da mercadoria em estoque ao tempo que você vai começar a receber pela venda.

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Duas hipóteses possíveis

De acordo com o seu funcionamento, ou política de vendas a prazo, podem surgir duas situações:

  • A soma do tempo de permanência em estoque com o plano de parcelas é maior do que o acordo feito com os fornecedores, ou;
  • Sua empresa recebe antes do prazo estabelecido para pagamento dos fornecedores.

Na primeira hipótese, o resultado é óbvio: vai faltar dinheiro e você vai precisar recorrer ao seu capital de giro ou pedir um empréstimo para honrar os compromissos. Na segunda, sua empresa vai dispor dos recursos necessários para pagar os fornecedores, mas é fundamental destacar que esse capital não é da empresa, tem que ser destinado aos pagamentos.

Por isso, é tão importante realizar um controle financeiro permanente das contas a pagar aos fornecedores e conciliar com os pagamentos previstos dos clientes. Dessa forma, você tem a garantia de cobrar o necessário – e no tempo correto – para seguir funcionando e ter margem para fazer ajustes rapidamente quando surja algum inconveniente.

Não é tão difícil quanto parece, não é? Então que tal começar a fazer a sua conciliação de fornecedores e clientes agora mesmo? Se sentir alguma dificuldade, deixe seu comentário!

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Escrito por Lupeon

Aportada pela SP Ventures - Fundo de Inovação Paulista, a solução Lupeon une tecnologia e serviços definindo estratégias para reduzir custos com transportadores, identificando cálculos com erros, fraudes e duplicidades. Uma plataforma de gestão, auditoria e otimização para levar mais inteligência à gestão do frete.

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